Der Vertrieb eines Unternehmens ist ein entscheidender Faktor für die erfolgreiche Vermarktung eines Produkts, denn er stellt sicher, dass die Ware für den Kunden auch verfügbar ist. Warum sollte man gerade diesen wichtigen Bereich an die Sales Force einer externen Agentur outsourcen? Es gibt sehr gute Gründe dafür, denn es sind deutliche Vorteile bei Kosten und Effizienz möglich.

Was soll der Vertrieb leisten?

Um ein Produkt oder ein Produktsortiment erfolgreich zu vermarkten, ist die Verfügbarkeit im Handel von entscheidender Bedeutung. Artikel müssen in ausreichender Menge in den richtigen Kanälen für den Kunden erhältlich sein – Aufgabe des Vertriebs. Wichtig für diese Schnittstelle zwischen Lager und Verkaufsstätte sind Vertriebsstrategie und Vertriebsprozess. Diese sollten von Mitarbeitern mit entsprechender Qualifizierung und Kompetenz erarbeitet und umgesetzt werden – und hier gibt es einige schlagende Argumente für eine extern beauftragte Sales Force.

Was sind die Vorteile eines externen Vertriebs?

Wenn ein Unternehmen seinen Vertrieb oder Teile davon an eine Agentur outsourct, profitiert es in mehrfacher Hinsicht:

• Die Sales Force der Agentur ist für die gewünschten Vertriebskanäle und Produktgruppen qualifiziert. Sie kann flexibler agieren und mithilfe der Auswertung von Datenbanken und Reportings besser reagieren. Eine Agentur arbeitet daher fokussierter und konzentrierter.
• Die Agentur bietet das Backoffice und die Infrastruktur für die Steuerung und Auswertung der Vertriebsaktivitäten sowie die Beratung für deren Optimierung.
• Die Kosten für den Vertrieb können den Anforderungen flexibel angepasst werden. Die externe Sales Force arbeitet leistungs- und ergebnisorientiert, eine deutliche Ersparnis gegenüber den Kosten eines firmeninternen Vertriebs.
• Ein verlässliches und detailliertes Reporting durch die Sales Force macht die Kosten – und die Einsparungen – nachvollziehbar.
• Die externe Sales Force muss die eigene Vertriebsabteilung eines Unternehmens nicht komplett ersetzen, sondern kann mit ihr zusammenarbeiten und sie besonders im Außendienst ergänzen.
• Durch den Einsatz einer qualifizierten externen Sales Force verringern sich für ein Unternehmen die Risiken von hohen Fixkosten und Ausfällen im Vertrieb.

So kann ein externer Vertrieb arbeiten:

Ein gutes Beispiel, um darzustellen, wie ein ausgelagerter Vertrieb organisiert werden kann, ist der Bereich Consumer Electronics und Gebrauchselektronik. Unternehmen, die in diesem Segment Produkte für den Massenmarkt anbieten, müssen einen weitgefächerten Vertrieb meistern. Für den stationären Handel gilt es allein bei den großen Elektrodiscountern, mehrere hundert Märkte in Deutschland verlässlich mit Produkten zu versorgen und die Präsentation auf den Verkaufsflächen im Blick zu haben. Dazu kommen mehrere tausend Fachhändler im gesamten Bundesgebiet.

Stein betreut seit vielen Jahren unterschiedliche Kunden mit solchen vertrieblichen Herausforderungen. Managing Director Lars Roisch schildert seine Erfahrungen: „Diese große Anzahl an Outlets macht es für ein Unternehmen schwierig, an jedem einzelnen Verkaufsplatz den Überblick vor Ort zu behalten. Diese Intransparenz kann zu verlorenen Umsätzen führen.“ Für ihn ist die Aufgabe einer Sales Force daher nicht nur, den Vertrieb der Produkte zu organisieren. Ebenso wichtig ist es, einen Überblick über die Warenpräsentation, die Absatzpotenziale, die Gestaltung des POS (Point of Sale) und die Warenplatzierung zu erhalten.

Die Agentur verfügt durch ihr Backoffice über die Infrastruktur, um mit einer qualifizierten Sales Force den Vertrieb und die Marketingüberwachung für Kunden durchzuführen. Roisch: „Dafür bekommt jeder Mitarbeiter Vertriebsgebiete zugewiesen und führt an den dortigen Verkaufsstätten Vertriebs- und Marketingmaßnahmen durch.“ Stein setzte zum Beispiel für einen Computerhersteller folgende Punkte um:

• regelmäßige Besuchstermine bei den einzelnen Häusern und Verbünden
• Rein-Verkauf (Sell-In) des Kunden-Portfolios
• Planung regionaler Werbeflyer
• Auf- und Ausbau der Händlerstruktur
• Erschließung neuer Vertriebskanäle
• Training des Marktpersonals mit Fokus auf dem Premiumsortiment mit entsprechender Trainingszertifizierung
• Pflege der Ausstellungs- und vorhandenen Verkaufsflächen des Kunden, sowie die Optimierung der Warenpräsentation vor Ort
• Installation der POS-Materialien und des entsprechenden Demo-Contents.

Gerade im Bereich der Consumer Electronics sind Schritte, die zu einer Verkaufsförderung des Premiumsortiments des Kunden führen, besonders wichtig, da die Margen im günstigen Sortimentssegment sehr gering sind.

Die Mitarbeiter der Sales Force treten immer im Namen des Kunden auf. Lars Roisch: „Um die Markenidentifikation zu unterstreichen, stellen wir den Mitarbeitern unserer Sales Force von der Kleidung bis hin zur Visitenkarte, die mit dem Firmenlogo des Kunden gebrandet sind, alle notwendigen Arbeitsmittel zur Verfügung.“

Die Bedeutung eines ausführlichen Reportings:

Big Data gibt es nicht nur im Internet. Die Sales Force-Mitarbeiter erheben eine große Menge an Daten und übermitteln sie im Rahmen des Reportings. Dieses Reporting ist vorzugsweise in einen Vertriebsteil (Umsätze) und in einen Marketingteil aufgeschlüsselt:

Die vertrieblichen Auswertungen umfassen alle Zahlen rund um den Reinverkauf in die Märkte – Grundlage sind die Rohdaten der Distribution, die wöchentlich zur Verfügung gestellt werden. Die Zahlen lassen sich ganzheitlich beleuchten, sind aber auch auf Produkt- und auf Marktebene auswertbar.

Der Marketingteil konzentriert sich auf den POS: Wie sieht die Warenplatzierung aus, wie umfangreich und in welchem Zustand ist die POS-Gestaltung? Was früher in lange Listen eingetragen wurde, wird heute mit mobilen Endgeräten ermittelt, in speziell dafür programmierte Applikationen eingegeben und teilweise in Echtzeit in die EDV der Agentur eingepflegt. Welche Punkte Stein für den Computerhersteller überprüft hat, fasst Lars Roisch zusammen: „Für diesen Kunden hat unsere Sales Force folgende Dinge am POS kontrolliert:

• einen Hygiene-Score. Dieser bewertet den Zustand der Fläche nach festgelegten Parametern und zeigt auf, ob die zur Verfügung gestellten POS-Materialien vor Ort auch ganzheitlich installiert wurden.
• die Produktplatzierungen der eigenen Produkte und die der Wettbewerber im Markt – inklusive Produktnamen, -spezifikationen, -preis und -foto sowie die Platzierung auf einer Palette, im Regal oder auf einer gemieteten eigenen Fläche.
• einen In-Shop-Share, der aus den Angaben zu den aufgenommenen Produktplatzierungen resultierte.
• ausführliche Fotodokumentationen, die individuell aufbereitet wurden.“

Diese Daten wurden durch die Backoffice-Mitarbeiter der Sales Force ausgewertet und die Ergebnisse den Sales-Force-Außendienstlern zur Verfügung gestellt – als Grundlage für die erfolgreiche Arbeit vor Ort.

Der Auftraggeber hat so nicht nur eine qualifizierte und erfahrene Sales Force, die seinen Vertrieb organisiert, sondern auch eine effektive Datenauswertung für zeitnahe Anpassungen und Verbesserungen. Dazu kommt ein deutlicher Kostenvorteil durch die leistungs- und ergebnisorientierte Arbeit der Sales Force.